Als een echte speurneus doen we klantonderzoek. Bij Bliss willen we graag weten met wie we zaken doen. We noemen onszelf weleens gekscherend: onbezoldigde, amateur rechercheurs. Dat betekent dat we gratis boeven proberen te vangen. Vanuit de Wet op het financieel toezicht (Wft) en de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) hebben we een poortwachtersfunctie en een rol in de private misdaadbestrijding toebedeeld gekregen. De notaris, accountant en uw bank heeft die bijvoorbeeld ook. We mogen alleen zaken doen met organisaties waarvan we alle gegevens correct hebben vastgelegd. Om die reden zijn we verplicht de gegevens van de vertegenwoordigers en Uiteindelijke Belanghebbenden van Organisaties (UBO’s) correct vast te leggen en actueel te houden wanneer we voor u een financiering mogen verzorgen of al een zakelijke relatie van ons bent. In dit artikel leest u daarom meer over de UBO Verklaring.

Alles over de UBO Verklaring

Wat is een UBO (Uiteindelijk Belanghebbende) Verklaring?

Door middel van een UBO verklaring leggen we vast wie binnen uw organisatie de ‘Ultimate Beneficial Owner’ is. Een Uiteindelijk Belanghebbende (UBO) is een natuurlijk persoon die de uiteindelijke eigenaar is van of zeggenschap heeft over de organisatie. Dit is een persoon die een (in)direct belang heeft in een organisatie. Dit betekent dat deze persoon:

Of meer dan 25% eigendom van een organisatie bezit. Bijvoorbeeld in de vorm van aandelen of certificaten (bijvoorbeeld bij BV og NV) of het gebruik mogen maken of recht hebben op de opbrengst/vermogen van de organisatie (bijvoorbeeld bij Stichting of vof).
Of meer dan 25% zeggenschap van een organisatie heeft. Bijvoorbeeld in de vorm van stemrecht, bevoegdheid om het bestuur te benoemen of ontslaan, iemand die pandrecht houdt, of die het samenwerkingsverband van een vennootschap kan wijzigen.
Of een (on) officiële positie heeft, waarin feitelijk de zeggenschap over de strategie of de dagelijkse bedrijfsvoering wordt bepaald. Bijvoorbeeld een oud-eigenaar die nog steeds veelvuldig betrokken is.

Hoe levert u de UBO verklaring aan?

Stap 1: Lees onze brief of e-mail

U heeft een brief of e-mail van ons ontvangen over het aanleveren van de UBO-verklaring. Lees deze goed door, voordat u de verklaring invult. Er staat bijvoorbeeld in welke informatie u nodig hebt en waar u die kunt vinden.
Op de volgende pagina onder downloads kunt u de Verklaring Uiteindelijk Belanghebbende(n) downloaden.

Geen brief of bericht van ons ontvangen? Dan kunt u de UBO-verklaring (nog) niet aanleveren.

Stap 2: Controleer de UBO-gegevens

Controleer of de UBO-gegevens juist zijn

Vul deze aan of wijzig zo nodig.
Voeg een nieuwe UBO toe, als dat nodig is.
Beantwoord vragen over tussenliggende organisaties, als daar sprake van is.

Stap 3: Onderteken de UBO-verklaring

Heeft u het hele formulier doorlopen en de verklaring bevestigd? Dan hoeft u deze alleen nog te ondertekenen met uw e.dentifier. Zonder ondertekening komt de UBO-verklaring niet in uw dossier en heeft u het aanleveren van de verklaring niet afgemaakt.

Uw UBO-verklaring is vastgelegd in uw dossier. U ontvangt daarvan een bevestiging.

Geef toekomstige UBO-wijzigingen direct aan ons door. Dan hebben we altijd de juiste gegevens van uw organisatie.

Organisatiestructuur en de UBO

Wanneer er van meerdere (tussenliggende) organisatie sprake is, kunnen we samen met uw hulp een organogram maken. Tussenliggende organisaties komen bijvoorbeeld voor als er een holding is. We moeten inzicht krijgen in de organisatiestructuur. Daarom willen we weten hoe de lijn loopt van u naar de UBO. Om de organisatiestructuur en verhoudingen goed in kaart te brengen, vragen we u aan te geven hoe de lijn tot de Uiteindelijke Belanghebbende (UBO) loopt. Is er sprake van een direct belang of zitten er 1 of meer lagen tussen de UBO en de organisatie?

Bij het invullen van de UBO verklaring is het van belang om altijd de juiste optie te selecteren van de drie hieronder genoemde mogelijkheden. Neem hierbij het maximaal aantal lagen wat van toepassing is ook geldt dit maar voor één UBO en/of is er geen UBO aan te wijzen.

Is er een stichting administratiekantoor (STAK) aanwezig? Zet de STAK als tussenliggende organisatie op de UBO Verklaring. Winstrechten (certificaten) vallen onder het belang eigendom. Stemrechten in de STAK vallen onder het belang stemrecht zonder eigendom. Heeft een UBO zowel winstrechten (certificaten) als stemrechten? Vermeld dan het eigendom en het stemrecht zonder eigendom voor deze persoon.

Waarom vragen we u om een UBO-verklaring?

Uitsluitend wanneer we kunnen over de juiste gegevens van u en die hebben vastgelegd, mogen we zaken met u doen. Dat staat zo in de wet. Gegevens over UBO’s horen daar ook bij. Daarom vragen we u de UBO-gegevens die we van u hebben te controleren en zo nodig aan te vullen en/of te wijzigen. Om ervoor te zorgen dat onze relaties veilig zaken kunnen doen, is het belangrijk dat we weten wie ze zijn. Bovendien zijn we ook wettelijk verplicht om regelmatig klantonderzoek te doen, zodat we over actuele en correcte informatie over onze klanten beschikken. We kunnen uw hulp hierbij is belangrijk.

Wanneer is iemand een UBO?

UBO staat voor Ultimate Beneficial Owner. Een UBO is een natuurlijk persoon, die een direct of indirect belang heeft in de organisatie. Dat is het geval als deze persoon:

voor meer dan 25% eigenaar is van de organisatie
Deze persoon heeft meer dan 25% van de aandelen of certificaten in bezit. Of hij of zij heeft voor meer dan 25% recht op de opbrengst of het vermogen van de organisatie.
meer dan 25% stemrecht heeft in de organisatie
Behalve over stemrecht kan het hier ook gaan om de bevoegdheid om het bestuur te benoemen of te ontslaan. Maar ook om de bevoegdheid om het wijzigen van een samenwerkingsverband van een vennootschap. Deze persoon kan ook de organisatie (mede)financieren.
feitelijke zeggenschap heeft in de organisatie
Deze persoon valt niet in de hierboven genoemde groepen, maar bepaalt wel (mede) het beleid van de organisatie. Dat kan bijvoorbeeld de voormalige eigenaar zijn in een familiebedrijf. Of een bestuurder van een vereniging of stichting.

Voldoet niemand in uw organisatie aan een van de bovengenoemde omschrijvingen? Dan zijn alle leden van het bestuur van uw organisatie een UBO. Dit zijn de bestuurders die in de statuten staan vermeld of staan ingeschreven in de Kamer van Koophandel (KVK).

Wanneer moet ik een UBO-verklaring aanleveren?

We vragen u eens in de zoveel tijd om uw UBO-gegevens te controleren. Als het zover is, ontvangt u van ons een brief. Hierin leggen we uit welke stappen u moet nemen. Is uw e-mailadres bij ons bekend? Dan ontvangt u hierover ook een e-mail.
Heeft u geen verzoek van ons ontvangen? Dan kunt u uw UBO-verklaring nog niet aanleveren.

Wat gebeurt er wanneer u geen UBO-verklaring aanlevert?

Wanneer u geen reactie geeft, kunnen we het wettelijk verplichte klantonderzoek niet afronden en voldoen we niet aan onze wettelijke verplichting op grond van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft). Het gevolg kan zijn dat we uiteindelijk besluiten om u niet kunnen verwelkomen als nieuwe relatie of besluiten om afscheid van u te nemen als (zakelijke) klant. Dit is ook van toepassing voor (andere ) betrokken personen bij uw organisatie (zoals bestuurders en uiteindelijke belanghebbenden) en/of andere relaties van uw organisatie.
Vanzelfsprekend willen we dit voorkomen. Stuur daarom de gevraagde informatie zo spoedig als mogelijk op en voor de deadline.

Welke gegevens heb ik nodig bij het invullen van de UBO verklaring?

Bij het aanleveren van de UBO-verklaring vragen we u naar (persoons)gegevens van de UBO’s. Zit uw organisatie in een holding met andere organisaties? Dan krijgt u daar ook vragen over. Informatie die bij ons bekend is, hebben we meestal al voor u ingevuld. Hierdoor hoeft u deze alleen nog maar te controleren, te wijzigen en/of aan te vullen.

Over de UBO’s willen we onder andere het volgende weten:

geboortedatum
naam zoals die in het paspoort of rijbewijs staat
woonland

Informatie over uw UBO’s vindt u in bijvoorbeeld:

het uittreksel uit het Handelsregister of UBO-register van KVK
de akte van oprichting
de statuten
het bestuursverslag

Over tussenliggende organisaties willen we het volgende weten:

KVK-nummer of buitenlands registratienummer
naam van de organisatie
rechtsvorm

Vindt u het lastig om te bepalen wie de UBO’s zijn in uw organisatie? Bekijk dan de verschillende UBO voorbeelden per rechtsvorm. Of vraag uw Bliss adviseur om advies.

Voorbeelden UBO’s per rechtsvorm

Wilt u weten wie in uw organisatie de UBO’s zijn? Dit kan per rechtsvorm verschillen. In het algemeen geldt dat een UBO (Ultimate Beneficial Owner oftewel Uiteindelijk Belanghebbende) een natuurlijk persoon is die:

voor meer dan 25% eigenaar is van de organisatie
meer dan 25% stemrecht heeft in de organisatie
feitelijke zeggenschap heeft in de organisatie (bijvoorbeeld een voormalig eigenaar die nog bij de dagelijkse gang van zaken betrokken is).

Hieronder ziet u per rechtsvorm wie de UBO’s kunnen zijn.

Succes met het invullen van uw UBO verklaring!

Houd deze informatie er gerust bij als u bezig bent met uw verklaring over de Uiteindelijk Belanghebbende. Komt u ergens niet uit? Neem dan gerust contact op met uw Bliss-adviseur.

Plan nu uw vrijblijvende belafspraak

UBO verklaring